Hay tres formas de elegir un software de gestiòn para una Pyne.
Eligiendo la correcta para el momento en el que se encuentra la empresa nos puede ahorrar algún que otro disgusto.
Es aquel que tiene unas funciones ya predeterminadas para la gestión de una empresa y "hace lo que hace". Con cierta periodicidad el fabricante del software va actualizando su programa incorporando nuevas funciones al mismo. El usuario poco puede hacer por conseguir alguna modificación o mejora del mismo a la medida de sus necesidades. Normalmente suele tener un precio más económico que las otras dos opciones.
Este software es recomendable para empresas muy pequeñas, con poco personal (normalmente unipersonales y con una única Pc) y que no requieren de ninguna herramienta especial para organizar su empresa. El dueño de la empresa es el encargado de todas las funciones de las empresa (compras, ventas, instalaciones, reparaciones, servicios, facturación, etc.). Al no requerir de una organización dentro de la empresa, no existe más procedimiento en su gestión que la propia.
El punto más positivo es que el precio es totalmente accesible para este tipo de empresas y el punto más negativo es que el software no ayuda al gerente de la empresa en su lucha para convertir su empresa monopersonal en una empresa con varias personas. Muchas de estas empresas usan Word y Excel como herramienta de gestión ya que "para sacar facturas, con esto me basta...".
La mayor ventaja de este software es que es del tipo "comprar listo para usar" y el mayor inconveniente es que no permite ir creciendo a la par de la empresa.
2. El software de gestión personalizable
Es el adecuado cuando una empresa tiene ya cierto nivel (varias personas trabajan en la empresa y usan 3 o más Pc para la gestión de la misma), el software estándar se queda corto y nos es capaz de absorber la correcta, eficiente y eficaz gestión de la empresa. En estos casos la empresa suele querer que su software de gestión haga cosas que no están contempladas en el mismo y comienzan a tener problemas. El empresario puede acomodarse al software de gestión estándar y no sacar todo el partido a la tecnología o bien, puede pensar en cambiar su tipo de software de gestión y buscar otras opciones.
El software personalizable se compone de un módulo general donde se reflejan las operaciones que sí o sí tienen que hacer todas las empresas (facturación, cobros y pagos, etc...) y sobre esa base general se le van cargando módulos que van complementando las funciones del programa para adaptarlo a la gestión de la empresa. Los fabricantes de software pueden hacer módulos generales para sectores de actividad en concreto e incluso pueden desarrollar soluciones a medida para casos de gestión específicos. De esta forma el empresario dispone de una herramienta de gestión que se adapta a la propia empresa, aunque sin disponer de la libertad de una programación a medida.
El precio en este caso es superior al software estándar, ya que incluye los servicios de personalización del software. ¿Caro o barato? Puede depende. Si el software personalizable consigue mejorar la eficacia y eficiencia de su empresa, pues será barato, ya que le va a ahorrar innumerables horas en la gestión de su empresa. Si no lo consigue, pues será un software muy, pero que muy caro. Por tanto, es de vital importancia que cuando vaya a elegir un software personalizable pruebe varias opciones y pregunte a los fabricantes todos los aspectos propios de su gestión. La mejor opción para comprar un software de gestión personalizable es generar un listado de necesidades, buscar varios fabricantes de software de gestión para su sector de actividad, realizar demos con cada uno de ellos y ver cómo realmente resuelve cada programa su propia problemática, compare precio y producto y asegúrese de que el fabricante dispone de un servicio post-venta con una línea de atención personalizada para su empresa. De esta forma, casi seguro que no se equivocará en la elección.
El punto más positivo es que la relación calidad-precio es óptima y el punto más negativo es que la elección del proveedor es determinante para conseguir un rápido retorno de la inversión.
La mayor ventaja es que notará cómo su empresa se vuelve más ágil y eficiente. El inconveniente es que existe "mucho marketing y pocas pruebas de eficacia" que pueden hacerle que se equivoque en la elección del proveedor.
3. El software de gestión a medida
Esta opción está en desuso actualmente y sólo la usan, normalmente, empresas medianas y grandes, ya que disponen de la capacidad económica suficiente para realizar un programa a la medida de sus necesidades. Además, estas empresas están cambiando sus programas desarrollados a medida por nuevas soluciones de software personalizable con desarrollos a medida para tareas en concreto dentro de su gestión.
Este software de gestión es el que se desarrolla para una empresa en concreto y para unos objetivos muy concretos. Su elaboración es larga en el tiempo y costosa, pero si no existe en el mercado otra opción, pues no queda más remedio que acudir a esta opción. Es un trabajo totalmente realizado a la medida de las necesidades de una empresa.
El precio de este software al ser totalmente personalizado para una empresa, esta debe hacerse cargo de todos los costes que rodean a la programación: Diseño, pruebas, consultoría, análisis, etc... Es por tanto una opción al alcance de unos pocos.
El punto más positivo es que este software puede resolver todos aquellos aspectos de su gestión de la forma en la que usted quiere y el punto negativo es precisamente el elevado coste que ello le supone.
La mayor ventaja es que usando este software de gestión a la medida dispone de un mecanismo para diferenciarse de su competencia y el mayor inconveniente es que es muy difícil compensar la inversión para diferenciarse de la competencia con resultados positivos en su cuenta de resultados.
Conclusión
En este breve, pero que muy breve artículo hemos definido las 3 formas de comprar software de gestión hoy en día. Las opciones que ofrecen los fabricantes van cambiando rápidamente para adaptarse cada día más al mercado, y por ello, a veces en vez de comprar, lo fabricantes hablan de "pagar por usar", donde usted, por una cuota mensual dispone del software de gestión, haciendo más accesible su compra.
Personalmente, la mejor de las opciones es el software de gestión personalizable siempre y cuando usted, al probar ese software, tenga muy claras sus necesidades concretas y no se deje avasallar por el ímpetu comercial de la firma que lo fabrico.
"Vea hechos, no sueños" es el lema para no equivocarse en su elección.
Hasta la pròxima.
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